Le problème
Une liste vous est donnée sur papier.
Cette liste contient
Un N° de bâtiment – un numéro de chambre – le
nom de l’occupant de la chambre.
Le problème mettre cette liste dans Excel sans avoir à tout retaper et de telle façon que le tri puisse se faire :
Par chambre, par bâtiment par locataire
Nous allons traiter le problème en modèle réduit (la situation réelle contenait une vingtaine de pages).
Résolution
Etape 1
Scanner la liste et à l’aide d’un OCR essayons de mettre la liste dans Excel. Parfois ce n’est pas possible, je prends donc ce cas qui est le pire et je me retrouve dans Word
Vous obtenez par exemple ceci
D102 Dupont Paul
D 107 Martin Mathieu
A 108 Mouloud Mohamed
D 109 Crofford Cindy
B10 Nenhamed
Amina
D 112 Durand Cedric
D 113 Benssoussan Saad
C14 Didgé Fadwa
D
116 Matinale Aurore
D123 Elgao
Saliha
F 124 Mamadou Komlawi
D
130 Dumont Benjamin
A32 Coureau Clotilde
G
134 Pierre Sandrine
D135 Alami Charlene
H
203 Xiao Yu Fan
B211 Chirac Gilles
C212 Royal Michèle
D213 Guan Hong Fan
E
214 Iout Jean
A
217 Aminou Miranda
F
223 Sarko Mohamed
Donc deux colonnes séparées par une tabulation
Etape 2
Vous devez transformer le texte ci-dessus en tableau.
Faites afficher la lettre Pi des paragraphes. Il faut sélectionner le texte sans prendre de paragraphe vide supplémentaire avant ou après.
Passez la commande Tableau à Convertir à Texte en tableau (fenêtre ci-dessous)
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D102 |
Dupont Paul |
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D 107 |
Martin Mathieu |
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A
108 |
Mouloud
Mohamed |
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D
109 |
Crofford
Cindy |
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B10 |
Nenhamed
Amina |
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D
112 |
Durand
Cedric |
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D
113 |
Benssoussan
Saad |
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C14 |
Didgé
Fadwa |
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D 116 |
Matinale Aurore |
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D123 |
Elgao Saliha |
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F 124 |
Mamadou Komlawi |
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D 130 |
Dumont Benjamin |
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A32 |
Coureau Clotilde |
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G 134 |
Pierre Sandrine |
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D135 |
Alami Charlene |
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H 203 |
Xiao Yu Fan |
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B211 |
Chirac Gilles |
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C212 |
Royal Michèle |
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D213 |
Guan Hong Fan |
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E 214 |
Iout Jean |
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A 217 |
Aminou Miranda |
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F 223 |
Sarko Mohamed |
Vous devez ensuite transférer par un copier coller ce tableau dans Excel en laissant la première ligne vide, pour placer vos titres.
Etape 3 Bâtiment et chambre
Problème : créer 4 colonnes : bâtiment, N° chambre, Nom, Prénom à partir des résultats précédents.
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Pour la bâtiment la formule en C2 est simple : =Gauche(A2 ;1) c’est-à-dire la partie gauche du texte sur un caractère. Pour la chambre c’est plus délicat, car certaines cellules contiennent des espaces mais ce n’est pas général. Nous allons donc rechercher les espace avec la fonction TROUVE(). Le problème c’est que lorsqu’il n’y a pas d’espace Excel renvoie une erreur au lieu de renvoyer 0 comme de nombreux langages. En D2 plaçons la formule =TROUVE(" ";A2) qui signifie recherche la position de l’espace dans la cellule A2. Dans l’état actuel des choses, nous en sommes là (après recopie vers le bas) : |
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Il suffit maintenant dans la colonne E de tester l’erreur pour pouvoir déduire le numéro de la chambre avec la fonction suivante :
=SI(ESTERR(D2);DROITE(A2;NBCAR(A2)-1);DROITE(A2;NBCAR(A2)-2))
Autrement dit : S’il n’y a pas d’espace (donc erreur #Valeur !), je prends tous les caractères de droite moins 1 sinon moins 2 (vous n’obtenez pas un nombre mais du texte, que vous pouvez centrer).
Etrape 4 : recherche du nom et du prénom
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On suppose que le nom et le prénom sont séparés par un espace. Dans certains cas le prénom peut ne pas être écrit. En tel cas il faut à nouveau tester la position de l’espace. Nous placerons donc en F2 la fonction suivante : =TROUVE(" ";B2). En G2, nous allons compter le nombre de caractères de la colonne Nom Prénom. La formule est =NBCAR(B2) En H2 le nom sera donné par la formule =SI(ESTERR(F2);B2;GAUCHE(B2;F2-1)) En I2 la formule est : =SI(ESTERR(F2);"";DROITE(B2;G2-F2)) |
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Etape 5
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Le tableau ne sera utilisable que lorsque que les colonnes H et I des noms et des prénoms seront données « en valeur » et non par des formules de calcul. Le plus simple consiste à ouvrir une nouvelle feuille et de faire un copier-collage spécial en deux fois, valeurs puis formats des contenus des colonnes C, E, H et I Le résultat final sera donc : |
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La dernière étape consiste à transformer cette deuxième feuille en base de données, en utilisant le menu Données à Filtre à Filtre automatique. Il sera alors possible de choisir un bâtiment ou de trier sur un critère quelconque |
